Skabeloner til årets arrangementer
Her har vi samlet vejledninger og skabeloner til Bredballe Gruppes tilbagevendende arrangementer.
Skabelonerne indeholder erfaringer, tidsplaner, opgaver og praktiske huskelister fra tidligere år. De er tænkt som hjælp til de ledere og bestyrelsesmedlemmer, der har ansvaret for at planlægge arrangementerne.
Indholdet skal tilpasses det enkelte år. Kontrollér derfor altid datoer, priser, kontaktpersoner og gældende aftaler, inden planlægningen begynder.
Nytårsparade
Nytårsparaden afholdes en søndag i januar efter juleferien. Gruppen mødes i Bredballe Kirke og går efter gudstjenesten samlet til Hældagerskolens samlingssal. Her er der fællesspisning, korte beretninger og indslag fra enhederne.
Forberedelse
November
- Aftal brug af samlingssalen med Hældagerskolen.
- Afklar adgang, nøgleudlevering og praktiske forhold med skolens tekniske personale.
- Aftal arrangementet med Bredballe Kirke.
December og januar
- Informer enhedernes ledere om programmet og deres opgaver inden jul.
- Hver enhed forbereder et indslag på højst fem minutter.
- Aftal med kirken, om en spejder skal læse en tekst under gudstjenesten.
- Send invitationen ud i begyndelsen af januar.
- Opret arrangementet i Medlemsservice med tilmelding og betaling.
- Fastlæg årets deltagerpris. Ledere deltager som udgangspunkt gratis.
- Bestil mad og drikke efter antallet af tilmeldte.
- Fordel ansvar for opsætning, servering og oprydning.
Forslag til program
- Gudstjeneste i Bredballe Kirke.
- Fælles march til Hældagerskolen.
- Fanen føres ind, og deltagerne bydes velkommen.
- Praktiske oplysninger og fællessang.
- Fællesspisning med kaffe og te.
- Kort beretning fra bestyrelsesformanden.
- Kort beretning fra gruppelederen.
- Indslag fra enhederne – højst fem minutter pr. enhed.
- Fælles oprydning og tilbageplacering af borde og stole.
Opstart på spejderåret
Efter sommerferien samles hele gruppen til fælles opstart med velkomst, spejderolympiade og oprykning mellem enhederne.
Tirsdagen inden den fælles opstart kan der arrangeres lederhygge med fællesspisning.
Forberedelse
- Fastlæg dato og program.
- Fordel de faste olympiadeposter mellem enhederne.
- Afklar, hvilke spejdere der skal rykke op.
- Informer ledere, spejdere og forældre.
- Indsaml enhedernes efterårsprogrammer til Grønsagen.
- Klargør materialer og et skema til registrering af årets resultater.
Der skal blandt andet bruges skumfiduser, knækbrød, teposer, kiks, håndsæbe og kogt spaghetti.
Program
| Tid | Aktivitet |
|---|---|
| 18.00 | Fælles rundkreds, sange og velkomst |
| 18.10 | De tre fælles gruppediscipliner |
| 18.25 | Spejderolympiade med postskifte |
| 19.10 | Samling og offentliggørelse af resultater |
| 19.15 | Oprykning mellem enhederne |
| 19.30 | Fælles afslutning |
Spejderolympiaden
Spejderolympiaden er en fast del af gruppens fælles opstart. Resultaterne registreres hvert år, så spejderne kan forsøge at slå de stående rekorder.
Fælles gruppediscipliner
Hele gruppen deltager samlet i følgende discipliner:
- Hvor mange gange kan gruppen nå rundt om bålhytten?
- Hvor meget fylder gruppen, når alle står med afstand mellem hinanden?
- Hvor lidt fylder gruppen, når alle står så tæt som muligt?
Olympiadeposter
Spejderne fordeles på hold og gennemfører følgende seks poster:
- Flest skumfiduser i munden
- Flest kiksevendinger fra panden til munden
- Flest knob bundet på kogt spaghetti
- Baglæns finsk teposekast
- Højeste hus bygget af knækbrød
- Længste sæbesmut
Der afsættes cirka otte minutter til hver post. Resultaterne afleveres til den person, der er ansvarlig for den samlede rekordoversigt.
Stående rekorder
| Disciplin | Rekord | År |
|---|---|---|
| Rundt om bålhytten | 4¾ omgange | 2023 |
| Hvor meget fylder gruppen? | 135 meter | 2023 |
| Hvor lidt fylder gruppen? | 11 meter | 2018 |
| Flest skumfiduser i munden | Rasmus – 19 stk. | 2023 |
| Kiksevendinger | KE – 272 vendinger | 2022 |
| Knob på spaghetti | HC – 18 knob | 2018 |
| Baglæns finsk teposekast | Esther – 6,9 meter | 2015 |
| Knækbrødshus | HC, Marcus og Gustav – 7 etager | 2023 |
| Sæbesmut | Gustav H. – 9,7 meter | 2021 |
Efter årets olympiade sammenlignes resultaterne med rekordoversigten. Nye rekorder opdateres på hjemmesiden med resultat, navn og årstal.
Oprykning
Spejdere, der er blevet gamle nok til næste enhed, rykkes op ved den fælles afslutning:
- Bæver til ulv
- Ulv til junior
- Junior til trop
- Trop til senior
Oprykningerne kan gennemføres samtidig for at spare tid. De spejdere, der bliver i enheden, danner en kreds omkring dem, der skal rykke videre.
Efter oprykningen afsluttes mødet med fælles afslutning med enhedernes slutsange.
Generalforsamling og fastelavn
Gruppens generalforsamling afholdes normalt samtidig med spejdernes fastelavnsarrangement. Mens spejderne slår katten af tønden, deltager forældrene i generalforsamlingen.
Efter forældredelen deltager lederne i de relevante valg. Der skal samtidig være ledere eller tropsspejdere til at tage sig af de spejdere, som endnu ikke er blevet hentet.
Generalforsamlingens dagsorden skal altid følge KFUM-Spejdernes gældende vedtægter.
Tidsplan for forberedelsen
Cirka en måned før
- Fastlæg dato og tidsplan.
- Informer medlemmer og forældre om generalforsamlingen.
- Oplys fristen for indsendelse af forslag.
- Fordel ansvar for generalforsamling og fastelavnsaktiviteter.
- Bestil fastelavnstønder, kroner og øvrige materialer.
- Aftal eventuelt, at spejderne dekorerer tønderne inden arrangementet.
Senest 14 dage før
- Send den officielle indkaldelse gennem Medlemsservice.
- Vedlæg dagsorden og eventuelle indkomne forslag.
- Afklar, hvem der genopstiller, og hvilke poster der skal besættes.
- Indhent beretninger og regnskab.
- Find forslag til dirigent og referent.
En uge før
- Send en påmindelse til medlemmer og forældre.
- Indkøb fastelavnsboller, saft, kaffe og te efter det forventede deltagerantal.
- Fordel ansvar for servering, aktiviteter, oprydning og opsyn med spejderne.
- Klargør stemmesedler og øvrige dokumenter, hvis det er nødvendigt.
Dagsorden
- Valg af dirigent
- Valg af referent
- Bestyrelsens beretning
- Enhedernes og gruppelederens korte beretninger
- Fremlæggelse og godkendelse af regnskabet
- Behandling af indkomne forslag
- Drøftelse af gruppens kommende arbejde og udvikling
- Valg af forældrerepræsentanter til gruppebestyrelsen
- Valg af gruppeleder og gruppelederassistent
- Valg af lederrepræsentanter til gruppebestyrelsen
- Valg af repræsentanter til Bredballe Spejdercenter
- Valg af revisorer
- Eventuelt
Der skal være mindst lige så mange forældrerepræsentanter som lederrepræsentanter i gruppebestyrelsen.
Efter generalforsamlingen konstituerer gruppebestyrelsen sig blandt andet med bestyrelsesformand og kasserer.
På dagen
- Spejderne mødes til fastelavnsaktiviteter.
- Forældrene deltager i generalforsamlingen.
- Beretninger og regnskab fremlægges.
- Valg gennemføres i den rækkefølge, der fremgår af dagsordenen.
- Lederne deltager, når lederposter og øvrige lederrepræsentanter skal vælges.
- Der serveres fastelavnsboller og drikkevarer.
- Referatet færdiggøres og offentliggøres efter mødet.
Vork Familielejr
Vork Familielejr afholdes normalt i slutningen af september eller begyndelsen af oktober. Spejdere, ledere, forældre og søskende deltager i en fælles weekend med aktiviteter, lejrbål og natløb.
Hytten har værelser med bad og toilet samt mulighed for overnatning på loft, i telte og i shelter.
Den normale fordeling er:
- Bævere og ulve sover på loftet.
- Juniorerne sover i telte.
- Trop og seniorer sover i shelter.
- Forældre og søskende bor på værelser eller i egne telte.
Fordelingen tilpasses hvert år efter antallet af deltagere.
Langsigtet planlægning
- Book hytten et til to år i forvejen.
- Sørg for, at flere ansvarlige modtager bookingoplysninger og information om adgang til hytten.
- Fastlæg datoen i gruppens kalender.
- Gruppebestyrelsen fastsætter deltagerpriserne i maj eller juni.
- Fastlæg priser for spejdere, forældre, søskende, ledere og eventuelle klanspejdere.
Kommunikation og tilmelding
Juli
- Indsend information om familielejren til efterårsudgaven af Grønsagen.
August
- Opret arrangementet i Medlemsservice.
- Angiv deltagerpriser, betalingsfrist og tilmeldingsfrist.
- Spørg til relevante kosthensyn, eksempelvis vegetarisk, glutenfrit og laktosefrit.
- Oplys, hvad deltagerne selv skal medbringe.
- Send invitation og pakkeliste til alle familier.
Praktiske forberedelser
Inden lejren skal der udpeges ansvarlige for:
- Booking og kontakt med hytten
- Tilmelding og deltagerliste
- Økonomi
- Indkøb og madplan
- Transport og trailer
- Indkvartering
- Familieløb
- Lejrbål
- Natløb
- Køkkenhold
- Rengøring
- Aflevering af hytten
- Udpakning efter hjemkomst
Natløb og større aktiviteter skal være beskrevet på forhånd, så alle hjælpere kan blive introduceret til deres opgaver.
Mad til mange deltagere fylder meget. Lav derfor en samlet indkøbsliste, udpeg en indkøbsansvarlig og planlæg transporten af maden.
Pakning af materiel
Tirsdagen inden lejren pakkes trailer og fælles materiel. Enhederne aftaler på forhånd, hvem der medbringer telte og aktivitetsudstyr.
Husk blandt andet:
- Gruppefane og standere
- Klokke
- Telte og overnatningsudstyr
- Materialer til familieløb
- Materialer til natløb
- Materialer til lejrbål
- Stratego eller andre fælles aktiviteter
- Tuscher, papir og kontorartikler
- Køkken- og serveringsudstyr
- Førstehjælpsudstyr
Efter pakningen kontrolleres det, om der mangler materialer, som skal købes inden afrejse.
Fredag
Trop og seniorer ankommer fredag og sørger som udgangspunkt selv for aftensmad ved shelteret eller bålhytten.
Ledere, forældrestøtter og gruppebestyrelsen mødes til fællesspisning og socialt samvær. Nye og tidligere ledere kan også inviteres.
Der skal udpeges ansvarlige for:
- Modtagelse og adgang til hytten
- Aftensmad og drikkevarer
- Opsætning
- Køkken og oprydning
Lørdag
| Tid | Aktivitet |
|---|---|
| 11.00–11.30 | Ankomst og indkvartering |
| 11.30 | Flaghejsning og enhedernes sange |
| 12.00 | Frokost |
| 13.00 | Familieløb |
| 15.00 | Kaffe og pause |
| 15.30 | Afslutning på familieløbet |
| 16.30 | Information til forældrene og forberedelse af lejrbål |
| 18.00 | Aftensmad |
| Efter aftensmad | Lejrbål |
| Senere på aftenen | Natløb og natmad |
Indkvartering
En indkvarteringsansvarlig fordeler værelser og overnatningsområder. Deltagerne skal på forhånd vide, hvor de skal sove.
Frokost
Færdige sandwich eller anden enkel frokost gør serveringen lettere. Deltagerne bør medbringe egen drikkedunk for at begrænse opvask og brug af engangskrus.
Familieløb
Familierne fordeles i patruljer, som så vidt muligt følger spejdernes enheder. Løbet består normalt af 8–10 poster.
Poster og hjælpere skal være fordelt inden lejren.
Information til forældrene
Der kan gives en kort orientering om gruppens frivillige arbejde, arbejdsdage, kalender- og juletræssalg samt andre områder, hvor forældrene kan hjælpe.
Lejrbål
Enhederne forbereder sange, råb og korte indslag. Der skal også være aktiviteter for deltagende søskende.
Natløb
Natløbet planlægges og beskrives på forhånd. Det skal være tydeligt, hvem der har ansvar for poster, materialer, sikkerhed og deltagere.
Søndag
Søndagen består af morgenmad, oprydning og en aktivitet for spejderne, mens de voksne rengør huset og pakker materiellet.
Inden afrejse skal følgende være afsluttet:
- Værelser, køkken og fællesarealer er rengjort.
- Affald er fjernet.
- Lånt materiel er samlet.
- Trailer og biler er pakket.
- Hytten er gennemgået efter udlejerens anvisninger.
- Alle deltagere er blevet afhentet.
Der skal være en ansvarlig leder tilbage, indtil det sidste barn er blevet hentet.
Familielejren afsluttes som udgangspunkt søndag kl. 11.00.
Efter lejren
Udpeg på forhånd et hold, som hjælper med udpakning, rengøring og korrekt opbevaring af materiellet i Ekkodalen.
De ansvarlige bør efterfølgende notere:
- Hvad fungerede godt?
- Hvad skal ændres næste år?
- Passede tidsplanen og deltagerprisen?
- Var der mad og materialer nok?
- Skal arbejdsplanen eller pakkelisten opdateres?
Juletræssalget
Juletræssalget ved Bredballe Centret er en af gruppens vigtigste tilbagevendende aktiviteter. Planlægningen begynder allerede om sommeren og omfatter indkøb, transport, salgsplads, vagtplan, markedsføring, økonomi og oprydning.
Udpeg tidligt en overordnet ansvarlig og fordel opgaverne mellem flere personer.
Juli og august – bestilling af træer
- Indhent og bekræft aftaler med juletræsproducenter.
- Vurder antal, størrelser og kvaliteter ud fra salget året før.
- Besøg producenten og gennemgå eksempler på den ønskede kvalitet.
- Aftal mærkning og sortering af træerne.
- Aftal levering eller afhentning inden første søndag i advent.
- Kontrollér, at producenten kan fælde, nette, pakke og læsse træerne.
- Bestil lastbil og andet nødvendigt transportudstyr.
En palle med juletræer kan veje omkring 1,5 ton. Transport og aflæsning skal derfor være planlagt og forsvarlig.
September og oktober – budget og forberedelse
- Udarbejd et budget og forelæg det for gruppebestyrelsen.
- Gennemgå salget fra året før.
- Bekræft tilladelsen til at bruge salgspladsen ved Bredballe Centret.
- Fastlæg priser og mærkning af de forskellige trætyper.
- Kontrollér nettragt og bestil passende net.
- Kontrollér gruppens juletræsfødder og fremstille eventuelt nye.
- Fastlæg datoer for opsætning, salg, udbringning og nedtagning.
- Opret vagtplanen.
- Informer forældrene om juletræssalget og forventningerne til deres deltagelse.
Fremstilling af juletræsfødder kan med fordel indgå som en aktivitet for juniorerne i september eller oktober.
Vagtplan
Vagtplanen skal være klar inden Vork Familielejr, så forældrene kan begynde at vælge vagter.
Vagtsystemet skal indeholde de nødvendige kontaktoplysninger, så de ansvarlige kan kontakte deltagerne. Brug kun oplysninger fra Medlemsservice, som er nødvendige for planlægningen.
Husk at oprette vagter til:
- Opsætning af salgspladsen
- Modtagelse og aflæsning af træer
- Salgsvagter
- Udbringning
- Opfyldning og vedligeholdelse af pladsen
- Nedtagning og oprydning
Send en påmindelse til deltagerne dagen inden deres vagt. Der bør også hænge en letlæselig, udskrevet vagtplan på salgspladsen.
Markedsføring
Juletræssalget markedsføres løbende på gruppens egne kanaler og i relevante lokale Facebookgrupper.
- Lav opslag mindst én gang om ugen.
- Øg aktiviteten i de sidste uger inden jul.
- Oplys åbningstider, placering, priser og mulighed for udbringning.
- Fortæl, at overskuddet går til det lokale spejderarbejde.
- Opfordr ledere, forældre og spejdere til at dele og kommentere opslagene.
- Tag billeder af pladsen og årets træer, når de nødvendige samtykker er på plads.
Klargøring af salgspladsen
Trop og senior kan hjælpe med at opstille salgspladsen som en del af deres program.
Husk blandt andet:
- Hegn og indgang
- Skiltning og prisoversigt
- Lys og strøm
- Telt, vogn eller læ
- Nettragt og net
- Juletræsfødder
- Betalingsløsning og kvitteringsblok
- Radio eller højttaler til julemusik
- Oversigt over vagter og kontaktpersoner
- Plads til lager og udbringning
Salgspladsen skal opstilles, så den ikke spærrer udsynet til butikker eller generer den øvrige aktivitet ved centret.
Modtagelse af træer
- Bekræft afhentnings- og leveringstidspunktet skriftligt.
- Kontrollér, at der er mandskab og udstyr til aflæsning.
- Gennemgå kvalitet, størrelse og antal ved modtagelsen.
- Sortér og mærk træerne efter de aftalte kategorier.
- Stil et passende udvalg frem og opbevar resten på den aftalte lagerplads.
Leveringen kan med fordel planlægges på en tirsdag, så junior, trop og senior kan hjælpe med at klargøre pladsen.
Salg og vedligeholdelse
Salgspladsen skal fremstå ryddelig og have et godt udvalg af træer i forskellige størrelser.
På hver vagt skal der være ansvarlige for:
- Kundebetjening
- Betaling og eventuelle kvitteringer
- Netning af træer
- Opfyldning fra lageret
- Oprydning og trimning af pladsen
- Registrering af træer til udbringning
- Sikker opbevaring og overdragelse af kontanter
Efter blæsevejr skal pladsen kontrolleres, og væltede træer og skilte skal rejses igen.
Jo tættere salget kommer på jul, desto oftere skal pladsen kontrolleres og fyldes op.
Udbringning
Træer til udbringning registreres i en fælles oversigt og sorteres efter geografisk område. Det gør det muligt at planlægge ruter og samle leveringer i samme område.
Hvert træ skal mærkes tydeligt med de nødvendige leveringsoplysninger.
Udpeg ansvarlige for:
- Modtagelse af bestillinger
- Registrering og mærkning
- Ruteplanlægning
- Chauffører og trailere
- Kontakt til kunder
- Afslutning og kontrol af dagens leveringer
Betaling og økonomi
Kassereren eller en anden økonomiansvarlig følger løbende salget og samler årets tal.
Husk:
- Aftal betalingsformer inden salgsstart.
- Sørg for sikker håndtering og overdragelse af kontanter.
- Hav en kvitteringsblok til virksomheder og andre, der ønsker en kvittering.
- Gem alle bilag fra indkøb og transport.
- Følg løbende antal solgte træer og omsætning.
- Lav en samlet økonomisk opgørelse efter salget.
Nedtagning og evaluering
Datoen for nedtagning skal fremgå af vagtplanen. Salgspladsen ryddes, og alt materiel transporteres tilbage til Ekkodalen.
Efter salget bør de ansvarlige evaluere:
- Antal og fordeling af træer
- Kvalitet og samarbejde med producenten
- Priser og omsætning
- Vagtplan og bemanding
- Udbringning
- Markedsføring
- Samarbejdet med Bredballe Centret
- Materialer, der skal repareres eller udskiftes
Aftaler og erfaringer skrives ind i arbejdsplanen, så næste års ansvarlige kan bygge videre på dem.